Ajatuksia rekrytoinnista

Kun valmistuin aikanaan, hain kymmeniä työpaikkoja ja juoksin haastatteluissa ympäri Suomea. Olin 100% varma, että olen nöyrä, ahkera ja oppiva työntekijä ja minusta on paljon iloa työnantajalle, oli se sitten mikä firma tahansa. Silti epäusko oli puserossa, että onko minulle roolia ja löytääkö joku työnantaja minusta sitä potentiaalia, mitä minulla oli. Pahin isku taisi olla prosessi, missä olin kolmen parhaan joukossa, mutta perästä ei kuulunut yhtään mitään viikkoihin. Taisivat valita toisen, mutta jättivät ilmoittamatta muille perusteluita. Ainakin olen pitänyt itse huolta tuon jälkeen, että olen kaikille hakijoille ilmoittanut, missä mennään. Koko prosessin hoito vahvistaa tai heikentää yrityksen mainetta, mutta jätän sen puolen tässä tekstissä käsittelemättä. Lopulta sain työpaikan assistant controllerina ja jälkeenpäin tajusin, että oikeasti siinä haastattelussa tunsin ensimmäistä kertaa kyseisen tehtävän ja yrityksen olevan minulle juuri oikea paikka. Uskon myös, että siinä haussa mukana ollut henkilöstöjohtaja ja silloinen esinaiseni kokivat samoin toisinpäin. Onnistunut rekrytointi ja jälkeenpäin kuulin, että myös toinen osapuoli oli aistinut aidon määrätietoisen innostukseni. En vain itse ole itse keksinyt sitä viisasten kiveä, miten joka kerta tunnistaisi sen aidon innostuksen ja potentiaalin tehtävään. Myöhemmin olen itse rekrytoinut paljon ihmisiä (lähes pari sataa, mikäli lasketaan osa-aikaiset) ja välillä olen onnistunut, välillä en. Laitan alle jotain ajatuksia matkan varrelta.

1. Kiire

Usein rekrytointi käynnistyy, kun joku irtisanoo itsensä. B2B myynnissä kuukauden irtisanomisaika on mahdottoman lyhyt. Mikäli myyjä lähtee vielä kilpailijalle, useimmin tämä vapautetaan tehtävistään välittömästi, jolloin kiire on vielä kovempi. Tähän olen kompastunut useamman kerran. Yritän aina muistuttaa itseä, että älä mieti milloin tehtävästä kiinnostunut kandidaatti on vapaa. Silti sen pointin ottaa helposti vertailuun mukaan. Se vain nousee mukaan keskusteluun: ”Tämä olisi rooliin sopiva, mutta tämä toinen voisi aloittaa ja parin viikon päästä”. Rekrytointi maksaa, perehdytys maksaa ja kaikkein eniten maksaa väärä rekrytointi. Siinä ei pitäisi kuukauden tai parin merkata mitään (tietysti tehtävästä riippuen). Pohdintaan pitäisi ottaa vain ja ainoastaan kandidaatin sopivuus ja halukkuus tehtävään. Muut asiat voidaan aina sopia.

2. Kandidaatin palkkapyyntö

Vähän sama asia kuin edellä. Isossa talossa on tietyt palkkaraamit ja mikäli alat yhden kohdalla joustamaan raameista, kohta koko talon kustannustaso voi karata käsistä. Pienessä firmassa taas yksinkertaisesti kulubudjetti tai talouden kestokyky voivat olla esteenä liian isoa palkkaa vaativan henkilön palkkauksessa. Mutta samalla pitäisi muistaa, että tehtävään huippumotivoitunut ja osaava henkilö on kultaakin kalliimpi monessakin mielessä. Tulee varmasti kalliimmaksi palkata vähemmän tehtävään sopiva ja kustannusraameihin mahtuva, kuin kalliimpi huipputekijä. Tähänkin olen sortunut monesti ja rankannut liian aikaisessa vaiheessa kandidaatteja pois palkkapyynnön takia. Asialla on monta näkökulmaa, muttei yksiselitteistä ratkaisuakaan.

3. Ikä

Alkuun pidin itsestään selvänä, että esimerkiksi aikanaan omaa seuraajaani controlling -osastolle etsiessä ikä ja kokemus oli yksi vaikuttava tekijä. Hain nuorta kaveria vähän samanlaisella taustalla, millä itse olin tullut taloon. Vuosia myöhemmin olen huomannut sen olleen täysin väärä lähtökohta. Jos firma haluaa menestyä, tehtävään pitää valita sopiva kaveri ja ikä ei todellakaan ole määräävä tekijä. Monesti moni myyjä B2B puolella oli aloittanut uransa myymälätehtävistä ja sen takia myymälöihin haettiin nuoria kavereita kehittymään. Eräässä tapauksessa palkkasin myymälään eläkeikää lähestyvän työttömän henkilön. Myyjä oli täynnä intoa, ymmärrystä alasta ja osaamista. Otti homman haltuun ja olisi varmasti kehittänyt myymälän toimintaa useamman vuoden, ellei yrityksessä olisi puhaltaneet erilaiset tuulet. Olen kyseenalaistanut jälkeenpäin monet aiemmat ratkaisuni. Aina ei tarvitse miettiä urapolkua tai kehittymistä. Kenestäkään et voi olla varma, riittääkö kiinnostus yritykseesi vuosiksi eteenpäin. Jos saat tehtävään motivoituneen henkilön, joka ottaa homman haltuun, rekrytointi on onnistunut. Ja 55-vuotiaallakin voi olla edessään toistakymmentä vuotta aikaa kehittyä yrityksessä mihin tehtäviin tahansa.

4. Haastattelu

Mielipiteitä on laidasta laitaan, minkälaisella kokoonpanolla tai haastattelurungolla pitää lähteä liikenteeseen. En usko, että on yhtä oikeaa tapaa. Se riippuu haastattelijasta ja haastateltavasta. En myöskään usko mihinkään oikeisiin kysymyksiin tai oikeisiin vastauksiin. Joku on sitä mieltä, että jos kaveri vastaa johonkin tyyppikysymykseen väärällä tavalla, se pitää rankata pois. Minusta väärä ajatus. Kaikkein oleellisinta on päästä keskustelussa tasolle, jossa sekä haastattelija, että haastateltava voivat olla täysin omia itsejään ja aito persoona pääsee esiin molemmin puolin. Olen erään haastattelun jälkeen ollut täynnä onnistumisen riemua ja kokenut löytäneeni oikean kandin. Myöhemmin henkilötestaus osoitti minun olleen tulkinnoissani täysin väärässä ja jälkeenpäin myös näin itse testien tulokset oikeiksi. En tuolloin rekrytoinut, vaan uskoin testaajaa ja tein oikein. Tämä vain osoittaa, että on vaikeaa päästä yhdessä tai kahdessa keskustelussa vaadittavalle tasolle, jotta ollaan avoimesti aitoja omia persoonia. Sille tasolle voidaan päästä, oli sitten haastattelijoita enemmän tai vähemmän, kunhan kokoonpano on oikeanlainen. Oma asiansa ovat ryhmähaastattelut, mutta pidän niitä ennemmin jonkin tietyn ominaisuuden testaamisena ja haastattelu on asia erikseen. Mikäli keskustelu ei etene muuten, pyrin käyttämään jotain vakiomallisia kysymyksiä, joilla toivon saavani haastateltavan avautumaan. Joskus onnistun, joskus en. Kun oma aito persoona tulee esiin, voidaan kyllä kaikki keskustella auki. Parhaimmillaan keskustelu johtaa siihen, että haastattelun päätteeksi molemmat ovat samaa mieltä. Molemmat joko haluavat tehdä sopimuksen tai molemmat ymmärtävät, ettei tehtävä ole hakijalle oikea.

5. CV-pinkan läpikäynti

Netti on pullollaan ohjeita, miten CV pitäisi täyttää tai mitä sinne ei pitäisi laittaa. Huomaan kyllä, jos CV on täytetty erinomaisesti ja se kertoo kandidaatista jotain. Mutta oli CV minkälainen vain, kertoo se kokonaisuudesta yllättävän vähän. Olen ensin rankannut hakijoita pois CV:n perusteella ja kun olen myöhemmin laajentanut otantaa, ”huonoista” CV:istä onkin löytynyt huipputyyppi. Ja sitä tehtävään sopivaa huipputyyppiähän aina ollaan hakemassa? Miksi tehdä itselle liian kovia sääntöjä, että CV:n pitää olla tietynlainen, jotta pääsee jatkoon? Siellä on voinut olla yritykselle äärimmäisen arvokas tulevaisuuden tekijä ja olen rankannut sen pois vain koska CV:ssä joku kohta mietityttää. Jos mietityttää, niin ota selvää asiasta. Ehkä on jopa vähän ylimielistä ajatella, että minun firmallani on varaa menettää mahdollinen huipputyyppi sen takia, että CV on huonosti jäsennelty, siinä on liian pitkälle työhistoriaa, siinä on pari muotovirhettä tai muuta vastaavaa. Vähän sama probleema, mikäli käyttää haastattelussa jotain ”testikysymyksiä”, minkä vastausten antaa vaikuttaa liian paljon jatkoon menosta. Helpottaa toki karsintaa, mutta voit menettää samalla myös huippukandidaatin.

6. Haet itsesi kaltaista persoonaa

Psykologiassa on tutkittu, että yhden persoonallisuustyypin ominaispiirteet ovat helposti toisenlaisen persoonallisuustyypin stressitekijöitä (ks. aiempi blogiteksti linkistä). Mikä onkaan helpompaa kuin hakea juuri samanlaista persoonaa itsesi kanssa. Mutta, jos kaikki tiimissä ovat samanlaisia persoonia, ei kokonaisuus toimi. Yritys tarvitsee erilaisia tyyppejä, jotka voivat kyseenalaistaa toisiaan ja tuoda erilaisia näkökulmia keskusteluihin. Joskus se tyyppi, kenen persoonassa on sinua häiritseviä tekijöitä, voikin olla juuri se kaivattu kaveri tiimiin. Persoonan lisäksi kandidaatin osaamista voi peilata liiaksi omaan oppimiskäyrään työuran aikana. Ei niinkään voi ajatella. Jokaiselle tulee olla omanlainen polku uralla. Löysin aikanaan muutaman todella erinomaisen controllerin tiimiini, kun olin osannut päästää siitä ajatuksesta irti, että sieltä pitäisi löytyä osaaja juuri samanlaiseen rooliin, missä olin itse ollut. Sieltä löytyi sellaista osaamista, mitä itseltäni ei olisi ikinä löytynyt ja henkilöitä, jotka ovat tehneet aivan erilaisen uran, mutta menestyneet valitsemallaan tiellä.

7. Todistetut saavutukset

Jos Rexel olisi aikanaan hakenut Etelä-Suomen myynnin johtoon avoimella haulla henkilöä ja olisin lähettänyt hakuun 30-vuotiaan Controller -tiimin päällikön CV:n, jossa ei ollut mitään aiempaa myyntikokemusta tai isomman organisaation johtajakokemusta, ei minulla olisi ollut mitään mahdollisuuksia päästä edes haastatteluun. Kuitenkin uskon, että alaiset, toimittajat, asiakkaat ja esimieheni laskevat minun onnistuneen tehtävässä. Isojen muutoksien keskellä olin siihen saumana juuri oikea kaveri tehtävään (kiitokset Hannelelle rohkeudesta). Jokainen esimies on joskus vetänyt ensimmäistä tiimiään, jokainen myyjä on joskus tehnyt ensimmäisen asiakaskäynnin ja jokainen toimitusjohtaja on vetänyt ensimmäiset johtoryhmän kokouksensa. Huipputyypit oppivat äärimmäisen nopeasti liiketoiminnan lainalaisuudet. Rakennusalalla yhdeksi firman parhaista myyjistä kohosi kaveri, joka vuotta aiemmin oli ajanut jäätelöautoa. Huipputyypeillä on halua mennä läpi vaikka harmaan kiven ja he todellakin ottavat asioista selvää ja voittavat esteet. Huipputyypit oppivat vastoinkäymisistä. Se, että on joskus onnistunut johtamaan yhdenlaista menestystarinaa, ei takaa, että onnistuu toisessa tarinassa. Jos alkaa kaivelemaan, jokainen löytää julkisuudesta ja pienemmistäkin firmoista epäonnistuneita johtajarekrytointeja, vaikka henkilö olisi onnistunut muualla. Sama toisinpäin – joku voi menestyä toisenlaisessa ympäristössä, vaikka olisi maksanut oppivelkoja epäonnistumalla toisaalla. Olen kirjoittanut uuden oppimisesta. Kokemuksesta on etua enemmän ja enemmän juuri niin kauan, kuin on valmis oppimaan myös uutta ja ajattelemaan eri näkökulmista. Kokemus tai todistetut saavutukset eivät itsessään takaa onnistumista ja siksi sen puute saisi olla poissulkeva tekijä rekrytoinnissa.

8. Oikea kumppani prosessiin

Rekrytointi on sen verran moniulotteinen asia, ettei siihen ole yhtä oikeaa sapluunaa, eikä siinä voi käyttää yhdenlaista ”ismiä”. Siksi sellainen apu prosessiin on tarpeen, joka ymmärtää juuri sinua ja on halukas ymmärtämään yrityksesi tavoitteita, prosesseja ja arvomaailmaa. Apuja voit hakea pelkästään siihen, että joku laatii ilmoituksen puolestasi ja käy läpi CV:t, minkä jälkeen haastattelet itse parhaimmat kandit. Se säästää sinun aikaa, muttei todellakaan takaa parasta lopputulosta. Pelkästään tästä en maksaisi enää, kun peilaan kokemuksiini. Haluaisin, että kumppani on mukana koko rekrytointiprosessissa, eikä vain kandeja etsimässä tai ilmoituksia täyttelemässä. Jokaiselle firmalle löytyy oikeanlainen kumppani alalta.

9. Henkilötestaus

Peilaten aiempaan, käyttäisin myös tähän aikaa ja rahaa. Aikanaan Rexelillä päätettiin, että kaikki kandit käytettiin Human Factorin testauksissa ennen valintaa. Joskus kiireessä olisin halunnut ohittaa prosessin. Kerran osui kivi omaan nilkkaan, enkä jälkeenpäin ole kyseenalaistanut kertaakaan ammattilaisen osaamista ja mielipidettä asiassa. Testaus antaa myös erittäin hyvät työkalut esimiehelle kyseisen henkilön johtamiseen ja persoonan eri tekijöiden kehittämiseen. Ja kyllä testaukset psykologin haastatteluilla antoivat aivan eri tavalla infoa kuin kandidaatin täyttämä nettitesti. En säästelisi tässä asiassa. Ryhmähaastattelu voi olla osa henkilön testausta, muttei korvaa itse haastattelua.

10. Työpaikan myyminen kandidaateille

Mitä laittaa ilmoitukseen, mihin kanaviin laitan ilmoituksen ja mitä kerron kandidaatille haastattelun aluksi? Kun luen ensimmäisiä itse laatimiani ilmoituksia, lähes naurattaa. Oma persoonani haluaa ottaa kaikki yksityiskohdat huomioon. Ehkäpä siinä vaiheessa, kun listalla on toistakymmentä kaivattua ominaisuutta, persoona on napannut liiaksi valtaa. Toki pitää avata hyvin, mitä kandidaatin toivotaan saavan aikaiseksi. Mutta on kapea ajatus, että tehtävässä voisi onnistua vain tietynlaisilla ominaisuuksilla. Ja kun se on tärkeintä, mitä pitää saada aikaiseksi, on varmasti hyvä antaa hieman siimaa asiassa. Toinen asia on, mitä tehtävästä ja yrityksestä kerrotaan. Paljon näkee ilmoituksia, joissa xxxx alalla toimiva yritys hakee myyntijohtajaa ja se oli siinä. Minkälainen yritys? Mitä yritys haluaa olla tulevaisuudessa? Minkälainen on myyntijohtajan tiimi? Mitä myyntijohtajan odotetaan saavan aikaiseksi? Ilmoituksen tekijä on varmaan ajatellut, että kiinnostunut kandidaatti ottaa kyllä selvää. Juuri näin onkin, mutta olisi tärkeää saada niitä kiinnostuneita kandeja enemmän. Tuollaisen ilmoituksen ohittaa todella helposti (vaikkei aina kannattaisikaan). Itse haastattelussa olen itse aina pyrkinyt olemaan odotuksista ja tehtävästä raadollisen rehellinen. Mieluummin pelotan kandidaatin pois, kuin kerron tehtävästä kuvauksia, jotka eivät pidä paikkaansa. Jos tiimissä on hankalia persoonia, se pitää kertoa. Jos taloudellinen tilanne on katastrofaalinen, se pitää kertoa. Siitä ei ole mitään hyötyä, että saat kandidaatin innostumaan haastattelussa, mutta itse työssä odotukset paljastuvat täysin toisenlaisiksi. Motivaatio on tipotiessään tai pahimmillaan olet palkannut henkilön, joka luuhistuu tehtävän taakan alle. Siihenkään ei ole varmasti viisasten kiveä, miten kandidaatin saa innostumaan haasteesta, mutta tehtävän haasteista pitää olla rehellinen.

11. Hakeminen helpoksi

Mitä matalampi kynnys on hakea, sitä varmemmin saa hakemuksia myös henkilöiltä, joilla on kädet täynnä töitä tällä hetkellä. ”Lähetä hakemus ja CV kirjeitse osoitteeseen xxxx”. Tuolla tavalla karisi aika monta kandidaattia pois. ”Lähetä sähköpostitse CV tai linkedin-linkki ja vapaamuotoinen hakemus osoitteeseen xxxx” ja yhteydenottoja satelee. Ensimmäisellä vaihtoehdolla valintaprosessi kyllä helpottuu, kun hakemuksia ei ole kasapäin, mutta on ylimielistä ajatella, että parhaat kandit olisivat automaattisesti joukossa.

Yleensä ottaen yrityksellä / rekrytointiyrityksillä on yhtä lailla tarve löytää paras kandi, kuin kandidaateilla on löytää itselleen paras mahdollinen tehtävä. Mikäli työnantaja tekee itselleen liian tiukat raamit hakuprosesseilleen tai CV:n muodolle tms., se menettää mahdollisen huipputekijän. Mikäli hakija ei jaksa nähdä tarpeeksi vaivaa kaivaa tietoa yrityksestä, hän häviää potentiaalisen huipputyöpaikan. Suomen tavoitelluimmallakaan työpaikalla ei ole varaa menettää parasta mahdollista kandia ylimielisyyteen, eikä kenenkään huippuhakijan kannata tehdä liian pitkiä johtopäätöksiä ilmoituksen vajaavaisuudesta. Kumpikin osapuoli tarvitsee toista yhtä paljon.

Rekrytointi on yrityksen menestymisen kannalta äärimmäisen oleellinen asia. Ensisijaisesti kannattaa pitää hyvistä tyypeistä niin hyvää huolta, että ne pysyvät talossa. Kirjoitetaan siitä tarinaa erikseen. Mutta kun rekrytoin tulevaisuudessa, en oikaise missään kohdin, oli miten kiire tahansa. Oikeiden kandien löytämiseen käytän aikaa ja vaivaa. Haastatteluihin käytän aikaa ja vaivaa. Ja kun oikea kaveri löytyy, en mieti vapautuuko hän kuukauden ennemmin vain myöhemmin. Ja jo ennen koko prosessin alkua etsin kumppanin, joka on kanssani yllä olevista asioista samoilla aaltopituuksilla, osaa auttaa juuri minun edustamaani yritystä ja haluaa aidosti ymmärtää yrityksen prosessit ja tarpeet.

Ensimmäinen esinaiseni sanoi, että paras onnistuminen on, jos palkkaat tulevan esimiehesi. Minä työskentelin 11 vuotta Rexelillä, etenin hänen pomoksi ja lopulta myynnin johtoon. Toivottavasti joskus teen samanlaisen rekrytoinnin.